Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe er binnen Scouting Nederland met je gegevens om wordt gegaan staat beschreven op www.scouting.nl/privacy. Daarnaast vormt dit document een aanvulling daarop hoe we bij Scouting Marco Polo Delft met je gegevens omgaan.

Inschrijfformulieren

Op het inschrijfformulier van onze groep vul je persoonlijke gegevens in. Deze worden door de secretaris ingevoerd in Scouts Online. Het inschrijfformulier wordt hierna vernietigd. De gegevens kunnen ingezien worden door de volgende personen: de secretaris/ gegevensbeheerder kan alle gegevens zien en bewerken. De penningmeester kan de bankgegevens zien voor het innen van de contributie. Binnen een speltak, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien om onderlinge afspraken te kunnen maken. Door in te loggen in Scouts Online met je Mijn Scouting-account kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met Scouting, terug vinden en bewerken. Je kunt hier ook aangeven als je niet wil dat je gegevens zichtbaar zijn voor andere speltakleden.

De gegevens die wij hebben worden niet gedeeld met derden. De speltakleiding heeft een hardcopy van de ledenlijst met daarop namen en telefoonnummers in een afgesloten kast liggen ten behoeve van snel contact met de ouders. Mocht er een kans bestaan dat gegevens door derden ingezien zijn dan worden de desbetreffende leden op de hoogte gebracht. Bij het uitschrijven van een lid worden ook zijn/haar gegevens verwijderd.

Op het inschrijfformulier kun je ook aangeven of je foto’s of video’s op social media geplaats mogen worden. Meer informatie hierover vind je onder het kopje ‘Beeldmateriaal’.

Gezondheidsformulieren

Voor de deelname aan een kamp/ een bepaalde activiteit moet er vooraf een gezondheidsformulier worden ingevuld. Hierin staan gegevens van een contactpersoon in geval van nood en betreffende de gezondheid van de deelnemer. Tijdens het kamp worden de gegevens gebruikt door de speltakleiding om de gezondheid van de deelnemer te kunnen waarborgen. De gezondheidsformulieren worden uitgeprint bewaard en zijn alleen toegankelijk voor speltakleiding.  Het formulier wordt maximaal een jaar bewaard, zodat deze ook voor andere activiteiten gebruikt kan worden. Om de gegevens in te zien en/of te wijzigen kun je altijd terecht bij de speltakleiding. Mocht er een kans bestaan dat gegevens door derden ingezien zijn dan worden de desbetreffende leden op de hoogte gebracht. Bij het uitschrijven van een lid worden ook zijn/haar gegevens verwijderd.

E-Mailnieuwsbrief & Social media

Inschrijven voor onze digitale nieuwsbrief kan door het aanmeldingsformulier in te vullen die op de website staat (//www.marcopolodelft.nl/wat-is-scouting/nieuwsbrief/) of door een mail te sturen naar pr@marcopolodelft.nl. Uitschrijven kan door op de link te klikken die onderaan de nieuwsbrief staat of door een mail te sturen naar pr@marcopolodelft.nl. Onze digitale nieuwsbrief wordt verstuurd via MailChimp. In MailChimp worden naam en e-mailadres bewaard die door uzelf worden opgegeven. Bij uitschrijving worden deze gegevens verwijderd. Wij hebben een Facebook account (www.facebook.com/marcopolodelft) en een Twitter account (www.twitter.com/scoutingmpd)  waarop je ons kunt volgen. Hiervoor is het privacy beleid van desbetreffend Social Medium geldig. Daarnaast zijn er besloten Social Media groepen (o.a. Facebook, Google Foto’s en What’s App) van verschillende speltakken, waar onder andere foto’s van opkomsten en kampen worden gedeeld (zie ook ‘Beeldmateriaal’). Van deze besloten groepen zijn alleen de speltakleiding, en (ouders van) leden per uitnodiging lid. Als je akkoord gaat met de uitnodiging,  ga je automatisch akkoord met het ontvangen van berichten via deze weg en het feit dat andere leden inzicht krijgen in opgegeven persoonsgegevens zoals het telefoonnummer en de profielfoto. Nadat een lid is uitgeschreven is bij een speltak zullen ook de gelinkte accounts verwijderd worden uit social media groepen door de betreffende group administrators.

Beeldmateriaal

Tijdens opkomsten, activiteiten en kampen worden er foto’s en video’s gemaakt. Deze worden gedeeld in de besloten Facebook, Google Photo’s en What’s App groepen van de speltak. Leden van de groep worden niet geacht de foto’s te delen met derden.

Er worden ook foto’s gepubliceerd op de publiek toegankelijke Facebook en op de website. Ons beeldmateriaal beleid is dat er enkel foto’s gepubliceerd worden waar groepen leden op staan en geen individuele foto’s. Leden worden niet ‘getagd’ of duidelijk in beeld gebracht. Wij kunnen niet voorkomen dat deze beelden gedeeld worden met derden.

Door op het inschrijfformulier akkoord te geven voor het delen van beeldmateriaal geef je toestemming voor het publiceren van foto’s en video’s waar jij op staat. Beeldmateriaal wordt niet verwijderd, maar mocht je een specifieke foto of video waar jezelf (of uw kind) op staat willen verwijderen, dan kun je een verzoek indienen bij de speltakleiding. Die zal de betreffende ‘administrator’ verzoeken de foto te verwijderen.

Dit document is geschreven op 25 mei 2018.